您发送的每封电子邮件都会告诉人们一些关于您的信息。你的名字、你的角色、如何联系你--所有这些都很重要。签名可以自动处理这些信息,而且 Gmail 的签名设置非常简单。
但问题是:签名不应该只是纯文本的联系方式。它可以看起来很专业,包括您的品牌,甚至可以有个人风格,让您的电子邮件与众不同。如果您正在寻找更与众不同的签名,可以使用 书法签名生成器 可以帮您创建手写风格的签名,为您发送的每一条信息增添优雅。
让我带你完成整个过程。整个过程大约只需五分钟,而且一旦完成,您就不必再考虑这个问题了。
从访问 Gmail 设置开始
首先,你需要进入正确的位置。Gmail 的大部分强大功能都隐藏在设置菜单后面,签名也不例外。
打开 Gmail 收件箱
前往 gmail.com,登录你的账户。你可能每天都这样做,所以这部分很简单。如果你管理多个电子邮件地址,只需确保你登录了正确的账户。
进入后,你会看到收件箱中的所有邮件。我们需要的设置并不是马上就能看到的--Gmail 通过隐藏高级选项来保持界面简洁。
找到设置图标
查看屏幕右上角。你会看到你的个人资料图片旁边有一个齿轮图标。这就是你进入所有 Gmail 设置的入口。
点击它。下拉菜单中会出现快速设置,如显示密度、主题和其他一些选项。但我们需要更深入一些。
选择 "查看所有设置
在下拉菜单的顶部,你会看到 "查看所有设置"。点击它。
这将打开完整的设置页面,Gmail 在这里保留了所有的配置选项。默认情况下,你会进入 "常规 "选项卡,这正是我们需要的位置。如果你不小心点击离开,只需再次点击齿轮图标,然后选择 "查看所有设置 "即可返回。
创建新签名
单击 "新建 "按钮
点击 "+ 创建新签名 "按钮。这时会弹出一个小窗口,要求您为签名命名。 Gmail 为什么要让你为签名命名?因为你可以为不同的目的创建多个签名。一个用于专业邮件,另一个用于休闲信件,第三个可能用于特定项目。有了名字,你就可以把它们组织起来。输入签名名称
输入对你有意义的内容。"工作"、"专业"、"主要",甚至是你的真实姓名--只要能帮你记住这个签名的用途就行。 如果你只打算有一个签名,就叫它 "主要 "或 "默认"。保持简单。再次点击 "创建
输入姓名后,点击弹出窗口中的 "创建 "按钮。窗口会关闭,这时你会看到签名部分突然出现了一个文本编辑器。 这就是你的工作区。你在这里创建的所有内容都会根据你稍后设置的规则自动附加到你的邮件中。
导航至签名部分
向下滚动页面
开始滚动。您将看到有关语言、对话视图和图像的部分。继续。 签名部分不在顶部,Gmail 会把它放在页面的下部。这部分不要着急。如果滚动太快,可能会错过。找到 "签名 "部分
当你看到标有 "签名 "的粗体部分时,你就知道找到了。它通常位于常规设置页面的中段。 现在,如果你以前从未设置过签名,你会看到 "无签名 "的默认设置,或者如果你使用的是预先配置好的工作或学校账户,你可能会看到一个基本签名。 下面有一个 "+ 创建新 "按钮。这就是我们接下来要做的。配置签名内容
在这里,你的签名栩栩如生。Gmail 提供的编辑器比乍看起来更强大。
使用编辑器制作签名
你现在有了一张空白的画布。文本框上方的格式工具栏提供了各种选项:字体、大小、粗体、斜体、对齐方式、链接和图片。
从简单开始。不要急于求成。先打出您的基本信息,然后我们会让它看起来更漂亮。
编辑器就像一个小型文字处理器。你可以输入、删除、复制、粘贴--所有常见的操作。但与文字处理器不同的是,你需要考虑如何在电子邮件中显示这些内容,这意味着要保持其紧凑和可读性。
添加您的姓名、头衔和联系信息
第一行以您的全名开头。这是人们首先会看到的内容,所以一定要写清楚。
点击回车键,然后在下一行添加您的职位名称。"营销经理"、"软件开发人员"、"首席执行官"--无论你的职位是什么。
然后添加您的联系方式。电话号码、电子邮件地址(是的,即使他们已经在给您发送电子邮件--人们会转发信息),如果与您的工作相关,还可以添加您的 LinkedIn 简介。
下面是一个行之有效的基本结构:
- 您的姓名
- 您的职务
- 公司名称
- 电话:(123) 456-7890
- 电子邮件:your.email@company.com
将每条信息放在单独一行。这样可以方便扫描。人们应该能够一目了然地获取您的电话号码,而无需翻阅一段文字。
插入公司徽标
想要添加一些视觉品牌?点击格式工具栏中的图片图标。您将获得两个选项:上传图片或链接到在线图片。
如果您的公司徽标存储在网上(例如您的公司网站),您可以直接链接到它。否则,请从电脑上传。
这里有一个小窍门:在上传之前调整好徽标的大小。电子邮件签名不是广告牌。200-300 像素宽的徽标就足够了。任何更大的尺寸都会让签名不堪重负,显得不专业。
插入图片后,你可以点击图片并拖动边角,在 Gmail 中调整图片大小。将图片放置在合理的位置,通常是签名的顶部或底部。
有些人会用自己的照片代替徽标。这也很好,尤其是如果你是自由职业者或自己做生意。只要确保是专业的大头照,而不是度假时的自拍照就可以了。
签名文本格式
现在,让我们让它看起来更有质感。突出您的姓名,将字体大小调大一些--也许是 14pt ,其他部分保持 10pt 或 11pt。
您可能希望将自己的名字加粗。有些人喜欢,有些人不喜欢。两种都试试,看看哪种感觉更合适。
考虑少用不同的颜色。也许你的公司名称是你的品牌色,或者你的链接是特定的蓝色。但不要太过分,这又不是彩虹。
对齐方式也很重要。大多数签名最好是左对齐,但如果您的设计要求文字居中,也是一种选择。只要确保在移动设备上可读即可--很多人都用手机查看电子邮件,而居中的文字在小屏幕上看起来会很奇怪。
想要添加社交媒体图标?您可以插入链接到个人资料的小图片。点击图片图标,上传您的社交图标,然后点击每个图标,点击工具栏上的链接按钮,并粘贴您的个人资料 URL。
记住:少即是多。充斥着信息和图形的签名看起来很杂乱。挑选必要的内容,舍弃其他内容。
"Ge-Sign为我创建了Gmail签名,无论是在手机上还是在台式机上,它都能立即显示出专业的可读性"。
摄影师 Merry D.
设置签名使用参数
你已经创建了自己的签名,但 Gmail 还不知道何时使用它。让我们来告诉它吧。
选择哪些新邮件会获得你的签名
在签名编辑器的右下方,你会看到一个标有 "用于新邮件 "的下拉菜单。点击它。
您将看到所有签名的列表(现在可能只有您创建的签名)。选择它。
这会告诉 Gmail"每当我从头开始撰写一封新邮件时,自动将此签名放在底部"。
如果你设置了多个签名,你可以选择哪一个作为新信息的默认签名。你可以在撰写时手动切换到不同的签名,但这会设置你的首选。
决定是否让回复获得您的签名
下面还有一个下拉菜单"在回复/转发时使用"。
这需要判断。有些人希望自己的完整签名出现在每一条信息上,包括回复。另一些人则认为这是矫枉过正--当你正在进行对话时,真的需要每次都出现你的完整联系方式吗?
你有三种选择
- 选择您的签名名称,将其包含在所有回复和转发中
- 如果只想在新邮件中使用签名,请选择 "无签名
- 如果您专门为回复创建了签名,也可以选择简化签名
我的看法?对于专业信函,请在第一封回信中写明电话号码,但要考虑是否需要在每封往来邮件中都写明电话号码。如果你在一天之内与同一个人来回通信五次,那么对方不需要五次都看到你的电话号码。
但 Gmail 没有 "仅在第一次回复时 "选项,所以你只能选择全部或全部不回复。
保存更改并测试签名
差不多完成了。但还有一个关键步骤--实际保存您创建的内容。
滚动到页面底部
这就是人们搞砸的地方。他们创建了漂亮的签名,关闭了设置选项卡,然后想知道为什么签名没有显示在邮件中。
您必须保存更改。
一路向下滚动设置页面。越过签名部分,越过你没有触及的所有其他设置。一直滚动到不能再滚动为止。
点击 "保存更改
在设置页面的最下方,你会看到一个写着 "保存更改 "的按钮。它通常是橙色的,一旦你最终到达那里,就很难错过。
点击它。Gmail 会保存所有内容并刷新页面。你会在顶部看到一条确认信息,显示你的更改已被保存。
不要跳过这一步。如果不保存就关闭设置,刚才所做的一切都会消失。
在新邮件中测试签名
现在是关键时刻。点击 "撰写",开始一封新邮件。
向下滚动,越过空白的邮件正文。你的签名应该会自动出现在底部。如果出现了,恭喜你,你已经成功设置了 Gmail 签名。
如果没有出现,请返回设置并检查两件事:
- 您真的点击了 "保存更改 "吗?
- 您是否在 "新邮件使用 "下拉菜单中选择了您的签名?
这是签名不显示的两个最常见原因。
在新邮件中看到签名后,给自己发一封测试邮件。检查一下收到时的效果。格式是否正确?链接是否正常?您的徽标显示正确吗?
如果有些地方看起来不对,请返回设置并进行调整。您可以随时编辑签名,只需点击签名栏中的签名名称,进行修改并再次保存即可。
还有一点需要检查:用手机撰写电子邮件。手机 Gmail 应用程序会显示签名,但有时格式会在较小的屏幕上被挤压或重新排列。如果你的签名在手机上看起来很奇怪,你可能需要简化签名或调整图片大小。
就是这样。现在,您的签名将在每封邮件中自动生效。你不必再考虑它,它就在那里,让你的邮件看起来更专业,让人们更容易联系到你。
如果你想更改,只需回到齿轮图标,点击 "查看所有设置",向下滚动到签名部分,然后就可以编辑了。你可以在升职时更新你的职位名称,在搬家时更改你的电话号码,或者在你喜欢的时候重新设计你的签名。
如果你想要比纯文本更有个性的签名--感觉就像你真的在邮件上签了名--请记住,书法风格的签名能让你的邮件与众不同。这只是一个小小的点缀,但有时小小的点缀却能带来最大的不同。
由 Ge-Sign 编辑团队撰写。