여러분이 보내는 모든 이메일은 사람들에게 여러분에 대한 정보를 전달합니다. 이름, 역할, 연락 방법 등 모든 것이 중요합니다. 서명은 이러한 정보를 자동으로 처리하며, Gmail에서는 놀라울 정도로 쉽게 설정할 수 있습니다.
하지만 서명은 연락처 정보가 포함된 단순한 텍스트가 아니어야 합니다. 전문적으로 보이고, 브랜딩을 포함하며, 이메일을 돋보이게 하는 개인적인 느낌을 줄 수 있습니다. 좀 더 독특한 것을 찾고 있다면 캘리그래피 서명 생성기 를 사용하면 보내는 모든 메시지에 우아함을 더하는 손글씨 스타일의 서명을 만들 수 있습니다.
전체 과정을 안내해 드리겠습니다. 5분 정도 소요되며, 완료되면 다시 생각할 필요가 없습니다.
Gmail 설정에 액세스하여 시작하기
먼저 올바른 위치에 들어가야 합니다. Gmail은 대부분의 강력한 기능을 설정 메뉴 뒤에 숨기고 있으며 서명도 예외는 아닙니다.
Gmail 받은 편지함 열기
gmail.com으로 이동하여 계정에 로그인합니다. 매일 이 작업을 수행하므로 이 부분은 간단합니다. 여러 개의 이메일 주소를 관리하는 경우 올바른 계정에 로그인했는지 확인하기만 하면 됩니다.
로그인하면 모든 이메일이 담긴 받은 편지함을 볼 수 있습니다. 필요한 설정은 바로 표시되지 않습니다. Gmail은 고급 옵션을 숨겨서 인터페이스를 깔끔하게 유지합니다.
설정 아이콘 찾기
화면 오른쪽 상단을 살펴봅니다. 프로필 사진 옆에 톱니바퀴 아이콘이 보일 것입니다. 이 아이콘이 모든 Gmail 설정으로 들어가는 관문입니다.
클릭합니다. 디스플레이 밀도, 테마 및 기타 몇 가지 옵션과 같은 빠른 설정이 포함된 드롭다운 메뉴가 나타납니다. 하지만 더 자세히 살펴볼 필요가 있습니다.
'모든 설정 보기'를 선택합니다.
해당 드롭다운 메뉴 상단에 "모든 설정 보기"가 표시됩니다. 클릭합니다.
그러면 Gmail의 모든 구성 옵션이 있는 전체 설정 페이지가 열립니다. 기본적으로 '일반' 탭으로 이동하게 되는데, 이 탭이 바로 우리가 원하는 곳입니다. 실수로 클릭했다면 톱니바퀴 아이콘을 다시 누르고 '모든 설정 보기'를 선택하면 돌아올 수 있습니다.
새 서명 만들기
'새로 만들기' 버튼을 클릭합니다.
"+ 새로 만들기" 버튼을 누릅니다. 서명 이름을 입력하라는 작은 팝업 창이 나타납니다. Gmail에서 이름을 지정하는 이유는 무엇인가요? 다양한 용도로 여러 개의 서명을 만들 수 있기 때문입니다. 하나는 업무용 이메일용으로, 다른 하나는 일상적인 서신용으로, 나머지 하나는 특정 프로젝트용으로 사용할 수 있습니다. 이름이 있으면 서명을 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다.서명 이름 입력
자신에게 의미 있는 것을 입력하세요. '직장', '전문직', '본명' 또는 실제 이름 등 이 서명이 무엇을 위한 것인지 기억하는 데 도움이 되는 이름을 입력하세요. 서명을 하나만 사용하려는 경우에는 "메인" 또는 "기본"이라고 부르면 됩니다. 간결하게 하세요.'만들기'를 다시 클릭합니다.
이름을 입력했으면 해당 팝업에서 '만들기' 버튼을 클릭합니다. 창이 닫히고 갑자기 서명 섹션에 텍스트 편집기가 나타납니다. 이곳이 작업 공간입니다. 여기서 작성한 모든 내용은 나중에 설정한 규칙에 따라 이메일에 자동으로 첨부됩니다.
서명 섹션으로 이동합니다.
페이지 아래로 스크롤
스크롤을 시작합니다. 언어, 대화 보기 및 이미지에 대한 섹션을 지나게 됩니다. 계속 진행합니다. 서명 섹션은 맨 위에 있지 않고 페이지 아래쪽에 약간 묻혀 있습니다. 이 부분은 서두르지 마세요. 너무 빨리 스크롤하면 놓칠 수 있습니다.'서명' 섹션을 찾습니다.
굵은 글씨로 '서명'이라고 표시된 섹션이 보이면 서명을 찾았다는 것을 알 수 있습니다. 일반적으로 일반 설정 페이지의 절반 정도 아래에 있습니다. 지금 서명을 설정한 적이 없다면 '서명 없음'이라는 기본 설정이 표시되거나, 서명이 미리 구성된 회사 또는 학교 계정을 사용하는 경우 기본 서명이 표시될 수 있습니다. 그 아래에는 '+ 새로 만들기' 버튼이 있습니다. 바로 이 버튼을 클릭합니다.서명 콘텐츠 구성
여기서 서명이 살아납니다. Gmail이 제공하는 편집기는 언뜻 보기보다 훨씬 강력합니다.
편집기를 사용하여 서명 작성하기
이제 빈 캔버스가 생겼습니다. 텍스트 상자 위의 서식 지정 도구 모음에는 글꼴, 크기, 굵게, 기울임꼴, 정렬, 링크 및 이미지 등의 옵션이 있습니다.
간단하게 시작하세요. 당장 화려하게 꾸미려고 하지 마세요. 기본 정보를 먼저 입력해 주시면 저희가 보기 좋게 만들어 드리겠습니다.
에디터는 미니 워드 프로세서처럼 작동합니다. 입력, 삭제, 복사, 붙여넣기 등 모든 일반적인 작업을 할 수 있습니다. 하지만 워드 프로세서와 달리 이메일에서 어떻게 보일지 생각해야 하므로 간결하고 가독성을 유지해야 합니다.
이름, 직책, 연락처 정보 추가
첫 줄에 회원님의 성명으로 시작합니다. 사람들이 가장 먼저 보게 되므로 명확하게 표시하세요.
Enter 키를 누르고 다음 줄에 직책을 추가합니다. "마케팅 관리자", "소프트웨어 개발자", "CEO" 등 직책이 무엇이든 입력할 수 있습니다.
그런 다음 연락처 정보를 추가합니다. 전화번호, 이메일 주소(이미 이메일을 보내고 있더라도 사람들이 메시지를 전달할 수 있음), 업무와 관련이 있는 경우 LinkedIn 프로필을 추가할 수 있습니다.
작동하는 기본 구조는 다음과 같습니다:
- 사용자 이름
- 직책
- 회사 이름
- 전화: (123) 456-7890
- 이메일: your.email@company.com
각 정보를 고유한 줄에 보관하세요. 이렇게 하면 스캔이 가능합니다. 사람들이 여러 문단을 읽지 않고도 전화번호를 한 눈에 파악할 수 있어야 합니다.
회사 로고 삽입
시각적인 브랜딩을 추가하고 싶으신가요? 서식 지정 도구 모음에서 이미지 아이콘을 클릭합니다. 이미지를 업로드하거나 온라인 이미지를 링크하는 두 가지 옵션이 표시됩니다.
회사 로고가 온라인(예: 회사 웹사이트)에 저장되어 있는 경우 직접 링크할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 컴퓨터에서 업로드합니다.
팁: 업로드하기 전에 로고 크기를 조정하세요. 이메일 서명은 광고판이 아닙니다. 200~300픽셀 너비의 로고면 충분합니다. 그보다 크면 서명을 압도하여 전문적이지 않게 보일 수 있습니다.
이미지를 삽입한 후에는 이미지를 클릭하고 모서리를 드래그하여 Gmail 내에서 크기를 조정할 수 있습니다. 일반적으로 서명의 상단 또는 하단에 적절한 위치에 배치합니다.
어떤 사람들은 로고 대신 자신의 사진을 넣기도 합니다. 특히 프리랜서이거나 개인 비즈니스를 운영하는 경우에는 이 방법도 괜찮습니다. 다만 휴가용 셀카가 아닌 전문적인 헤드샷이어야 합니다.
서명 텍스트 서식 지정
이제 세련되게 보이도록 만들어 보겠습니다. 이름을 강조 표시하고 글꼴 크기를 14pt로 약간 늘리고 나머지는 10pt 또는 11pt로 유지합니다.
이름을 굵게 쓰고 싶을 수도 있습니다. 어떤 사람들은 그것을 선호하지만 다른 사람들은 그렇지 않습니다. 두 가지를 모두 시도해보고 어떤 것이 더 적합한지 확인하세요.
다른 색상을 아껴서 사용하는 것이 좋습니다. 회사 이름을 브랜드 색상으로 표시하거나 링크를 특정 파란색 음영으로 표시할 수도 있습니다. 하지만 너무 지나치면 무지개가 아닙니다.
정렬도 중요합니다. 대부분의 서명은 왼쪽에 정렬하는 것이 가장 보기 좋지만, 디자인에 중앙에 텍스트를 배치해야 하는 경우 이를 선택할 수 있습니다. 많은 사람들이 휴대폰으로 이메일을 확인하는데, 작은 화면에서는 가운데 텍스트가 이상하게 보일 수 있으므로 모바일 기기에서 가독성이 좋은지 확인하세요.
소셜 미디어 아이콘을 추가하고 싶으신가요? 프로필로 연결되는 작은 이미지를 삽입할 수 있습니다. 이미지 아이콘을 클릭하고 소셜 아이콘을 업로드한 다음 각각을 클릭하고 툴바의 링크 버튼을 누른 다음 프로필 URL에 붙여넣습니다.
기억하세요: 적을수록 좋습니다. 정보와 그래픽으로 가득 찬 서명은 어수선해 보입니다. 꼭 필요한 것만 선택하고 나머지는 생략하세요.
"Ge-Sign으로 Gmail 서명을 만들었는데, 휴대폰과 데스크톱 모두에서 즉시 전문적이고 가독성이 좋아 보였습니다."
메리 디, 사진작가
서명 사용 매개변수 설정
서명을 만들었지만 Gmail에서 아직 언제 사용할지 모릅니다. 알려주세요.
서명을 받을 새 이메일 선택
서명 편집기 바로 아래에 "새 이메일 사용"이라고 표시된 드롭다운 메뉴가 표시됩니다. 클릭합니다.
모든 서명 목록이 표시됩니다(지금은 생성한 서명만 표시될 수 있습니다). 선택합니다.
이렇게 Gmail에 알려줍니다: "새 이메일을 처음부터 다시 작성할 때마다 자동으로 이 서명을 하단에 넣으세요."
서명이 여러 개 설정되어 있는 경우 새 메시지의 기본 서명으로 사용할 서명을 선택할 수 있습니다. 작성할 때 언제든지 다른 서명으로 수동으로 전환할 수 있지만, 이렇게 하면 기본 옵션이 설정됩니다.
답장에 서명을 받을지 여부 결정하기
그 바로 아래에 또 다른 드롭다운이 있습니다: "답장/전달 사용 중"입니다.
이것은 판단의 문제입니다. 어떤 사람들은 답글을 포함한 모든 메시지에 자신의 전체 서명을 원합니다. 대화 스레드 중간에 있을 때 전체 연락처 정보가 매번 표시되어야 할 필요가 있나요?
여기에는 세 가지 옵션이 있습니다:
- 모든 답장 및 전달에 서명 이름을 포함하려면 서명 이름을 선택하세요.
- 새 이메일에만 서명을 사용하려면 '서명 안 함'을 선택합니다.
- 또는 답장용으로 특별히 서명을 만든 경우 간소화된 서명을 선택하세요.
제 의견은요? 전문적인 서신의 경우 첫 번째 답장에 전화번호를 포함하되, 주고받는 모든 메시지에 전화번호를 포함할 필요가 있는지 고려하세요. 같은 사람과 하루에 다섯 번 주고받는 경우 상대방이 내 전화번호를 다섯 번 볼 필요는 없습니다.
하지만 Gmail에는 '첫 번째 답장에만' 옵션이 없으므로 전부 또는 아무것도 선택하지 않아야 합니다.
변경 사항 저장 및 서명 테스트
거의 다 끝났습니다. 하지만 한 가지 중요한 단계가 남았는데, 바로 생성한 내용을 실제로 저장하는 것입니다.
페이지 하단으로 스크롤
여기서 사람들이 실수하는 경우가 있습니다. 멋진 서명을 만들고 설정 탭을 닫은 후 왜 이메일에 서명이 표시되지 않는지 궁금해합니다.
변경 사항을 저장해야 합니다.
설정 페이지를 끝까지 아래로 스크롤합니다. 서명 섹션을 지나서 건드리지 않은 다른 모든 설정을 지나갑니다. 더 이상 스크롤할 수 없을 때까지 계속 진행합니다.
'변경 사항 저장'을 클릭합니다.
설정 페이지 맨 아래에 "변경사항 저장"이라고 표시된 버튼이 있습니다. 이 버튼은 보통 주황색으로 표시되어 놓치기 어렵습니다.
클릭합니다. Gmail이 모든 내용을 저장하고 페이지를 새로 고칩니다. 상단에 변경 내용이 저장되었다는 확인 메시지가 표시됩니다.
이 단계를 건너뛰지 마세요. 저장하지 않고 설정을 닫으면 방금 수행한 모든 작업이 사라집니다.
새 이메일에서 서명 테스트
이제 진실의 순간입니다. '작성'을 클릭하여 새 이메일을 시작합니다.
메시지의 빈 본문을 지나 아래로 스크롤합니다. 서명이 하단에 자동으로 표시되어야 합니다. 서명이 표시되면 Gmail 서명을 성공적으로 설정한 것입니다.
표시되지 않으면 설정으로 돌아가서 두 가지를 확인하세요:
- 실제로 '변경 사항 저장'을 클릭했나요?
- '새 이메일 사용' 드롭다운에서 서명을 선택했나요?
서명이 표시되지 않는 가장 일반적인 두 가지 이유는 다음과 같습니다.
새 이메일에 서명이 표시되면 자신에게 테스트 메시지를 보냅니다. 메시지를 받았을 때 어떻게 보이는지 확인하세요. 서식이 제대로 되어 있나요? 링크가 제대로 작동하나요? 로고가 올바르게 표시되나요?
뭔가 이상해 보이면 설정으로 돌아가서 조정하세요. 서명 섹션에서 서명 이름을 클릭하고 변경한 다음 다시 저장하면 언제든지 서명을 수정할 수 있습니다.
한 가지 더 확인해야 할 사항은 휴대폰에서 이메일을 작성하는 것입니다. 모바일 Gmail 앱에서는 서명이 표시되지만 작은 화면에서는 서식이 찌그러지거나 재배열되는 경우가 있습니다. 모바일에서 서명이 이상하게 보인다면 서명을 단순화하거나 이미지 크기를 조정해야 할 수도 있습니다.
이제 끝입니다. 이제 모든 이메일에 서명이 자동으로 적용됩니다. 더 이상 고민할 필요 없이 이메일에 서명이 자동으로 적용되므로 이메일이 더욱 전문적으로 보이고 사람들이 쉽게 연락할 수 있습니다.
서명을 변경하려면 톱니바퀴 아이콘으로 돌아가서 '모든 설정 보기'를 클릭하고 아래로 스크롤하여 서명 섹션으로 이동한 다음 수정하면 됩니다. 승진하면 직책을 업데이트하고, 이사하면 전화번호를 변경하거나, 원할 때마다 서명을 완전히 다시 디자인할 수 있습니다.
일반 텍스트보다 더 개인적인 느낌, 즉 이메일에 직접 서명한 듯한 느낌을 원한다면 캘리그래피 스타일의 서명이 메시지를 더욱 돋보이게 할 수 있습니다. 작은 손길이지만 때로는 작은 손길이 가장 큰 차이를 만들기도 합니다.
Ge-Sign 편집팀이 작성했습니다.
